La gestione di processi e flussi di lavoro richiede sempre un’attenta analisi di molteplici fattori:
- attori coinvolti
- iter di approvazione
- competenze
- strumenti
Ne sono stati citati solo alcuni, ma sicuramente chi si trova direttamente impegnato a gestire iter lunghi e complicati ne aggiungerebbe altri.
Noi di Codeploy abbiamo riscontrato più volte questo problema e per tale motivo abbiamo deciso di sviluppare una soluzione che potesse essere modulare rispetto agli specifici flussi ed esigenze del cliente.
Abbiamo realizzato Mall
Mall è l’applicativo di reporting che permette la gestione puntuale delle attività marketing a 360° del centro commerciale. Consente, inoltre, la gestione dei flussi di informazione tra la sede centrale e i diversi centri commerciali dislocati sul territorio italiano.
Per gli eventi dedicati ai singoli tenant, ad esempio, i KPI possono essere preventivamente condivisi con la sede centrale in modo che, ad approvazione avvenuta, si possa facilmente proseguire con la successiva raccolta dei dati.
Non solo sede e centro; anche altri attori possono essere coinvolti. Ad esempio agenzie di comunicazione e negozianti.
In questo modo, ciascun centro commerciale ha la possibilità di inserire autonomamente le informazioni chiave per ciascun evento corredato dai KPI richiesti sottomettendo poi l’iniziativa alla sede centrale che, appurata la validità dell’operazione, procede semplicemente all’approvazione della stessa.
Infine, è possibile coinvolgere direttamente anche altri attori esterni quali ad esempio agenzie di comunicazione o negozianti che possono essere invitati a visualizzare brief dedicati o informazioni chiave inerenti all’iniziativa in oggetto.
Mall è interamente sviluppato in cloud e la sua struttura è totalmente a servizi (Api Oriented). L’accesso web permette agli addetti ai lavori (responsabili, amministratori, negozianti) di poter gestire flussi e stati di approvazione.
La gestione a stati è un punto fondamentale di Mall. Abbiamo progettato e sviluppato Mall per fare in modo di gestire processi di approvazione differenti in base a specifiche esigenze.
3 Risposte
Al fine di illustrare al meglio le caratteristiche di Mall è importante rispondere a 3 domande chiave.
Perché?
E’ importante capire il perché di uno sviluppo, di un progetto e di un’idea. Qualsiasi cosa si faccia ha sempre un perché a motivarla
Nel nostro caso possiamo rispondere così:
Abbiamo realizzato Mall perché ci siamo trovati più volte davanti al medesimo problema: gestire iter e approvazioni. Abbiamo riscontrato questa esigenza in diverse realtà e abbiamo risposto con la creazione stessa di MALL
Qual é l’innovazione?
Noi di Codeploy crediamo che l’innovazione consista nel creare un cambiamento positivo e migliorativo. In ogni nostra attività cerchiamo di rispondere a questa domanda che comprende la visione di tutto il team.
Per mall é la seguente:
Mall ha permesso l’implementazione di processi e flussi informativi spesso ancora basati ancora su strumenti cartacei e ha ottimizzato lo scambio di informazioni rendendole immediate in un’ottica di time-saving.
Quali risultati sono stati ottenuti?
Mall ha permesso ai nostri clienti di gestire digitalmente i processi di differenti iniziative marketing dei centri commerciali e i relativi dati economici (budget), interfacciando la sede centrale con i direttori dei centri e i direttori con i propri tenant e l’agenzia di comunicazione. Il tutto avendo sempre aggiornato lo stato dell’arte delle iniziative attraverso report.
Riassumiamo così i risultati ottenuti:
- miglior controllo dei processi, i quali sono stati guidati dalla soluzione digitale.
- minor spreco di carta stampata, con conferme e approvazioni effettuate online.
- dati aggregati e puntuali aggiornati in tempo reale.
- riduzioni dei tempi di gestione, data la non necessità di presenziare in caso di verifiche e approvazioni.
Case History. Mall for Carmila
Carmila è stata fondata da Carrefour e grandi investitori istituzionali con lo scopo di trasformare e valorizzare le gallerie commerciali annesse ai punti vendita Carrefour in Francia, Spagna e Italia. Al 31 dicembre 2019, il suo portafoglio era costituito da 215 centri commerciali in Francia, Spagna e Italia, leader nel proprio bacino di utenza, con una valutazione di 6,4 miliardi di euro. Animati da una cultura realmente commerciale, i team di Carmila riuniscono tutte le competenze necessarie per l’attrattiva commerciale: competenze di vendita, marketing digitale, specialty leasing, gestione di centri commerciali e asset management.
Attua, inoltre, una strategia unica e innovativa che mira a supportare i propri tenant in ogni momento, dall’apertura del punto vendita fino alla fidelizzazione e promozione del loro marchio alla clientela con iniziative dedicate.
Per quanto suddetto, Carmila è sempre attenta a trovare nuove soluzioni che possano migliorare e sostenere il lavoro dei commercianti con azioni di marketing declinate ogni volta in base alle specifiche esigenze del caso.
La creazione di un evento passa attraverso vari step:
- definizione degli obiettivi dell’evento
- approvazione del budget
- coinvolgimento negoziante
- approvazione
- feedback sui risultati finali
Sono solo alcuni passaggi in quanto diverse tipologie di evento possono avere iter e step differenti.
Carmila é riuscita a ottimizzare il suo flusso di approvazione (azzerando anche i costi cartacei) grazie a Mall.
Questi, ad esempio, sono solo alcuni dei possibili passaggi dal momento che tipologie diverse di evento possono richiedere iter e step differenti.
Grazie all’implementazione di Mall all’interno dei suoi iter decisionali, Carmila è così riuscita ad ottimizzare i flussi di approvazione e ad eliminare ogni supporto cartaceo a favore del digitale.
Questi i passaggi gestiti con Mall per la tipologia di evento più completa:
- il responsabile del centro inserisce i dati dell’evento (tra i quali obiettivi e budget)
- l’evento viene inviato per ‘approvazione’ alla sede
- l’utenza di sede potrà quindi approvare o rifiutare l’evento
- una volta che l’evento é stato quindi approvato verrà condiviso con l’eventuale negoziante coinvolto tramite l’invio di un accesso temporaneo dove il commerciante avrà la possibilità di visualizzare i risultati ottenuti e firmare digitalmente il documento
Ovviamente questo sarebbe il caso ‘perfetto’. Solitamente si verificano modifiche e approfondimenti che fanno ‘rimbalzare’ l’evento da uno stato a un altro. Un evento può essere in diversi stati (in bozza, in approvazione, rifiutato, approvato, concluso, da concludere, inviato a cliente…).
I flussi gestiti coinvolgono diversi attori:
- sede centrale -> conferma o rifiuta gli eventi e ne verifica la correttezza nella sua interezza
- centro commerciale -> gestisce gli eventi del proprio centro e interagisce con la sede e con il commerciante
- commerciante -> coinvolto in eventuali iniziative. Prende atto degli obiettivi e dei risultati firmando digitalmente i documenti di esito.
- agenzia di comunicazione -> viene coinvolta tramite step di processo per la realizzazione di eventuale materiale di comunicazione
I diversi step sono debitamente accompagnati da comunicazioni e notifiche dedicate in modo da velocizzare la comunicazione tra i diversi attori coinvolti.
Approfondiamo ulteriormente gli elementi principali di Mall.
State Management
Mall permette di gestire un flusso di lavoro dividendolo in diversi step. Ogni step é caratterizzato da un insieme di dati e informazioni che rappresentano un momento preciso all’interno dell’iter.
Ogni step é quindi associato a uno stato.
Gli stati di un evento Mall possono per esempio essere:
- in approvazione
- approvato
- concluso
- rifiutato
- condiviso a cliente
Sono solo alcuni ipotetici stati. Mall é infatti progettato per permettere la creazione di diversi stati.
Uno stato non é esclusivamente rappresentativo di un momento preciso all’interno del flusso di lavoro. A ogni stato corrispondono autorizzazioni e permessi.
È quindi possibile specificare che per l’evento 1 in stato ‘in approvazione’, non siano permesse modifiche. Sarà possibile apportare cambiamenti quando l’evento sarà in stato ‘modificabile’.
Ad ogni evento il suo flusso
Ogni realtà ha i suoi flussi di lavoro con relativi livelli di permessi e autorizzazioni. E’ altrettanto vero che non esiste un unico flusso per ogni azienda. Anzi!
Capita spesso che all’interno di una realtà aziendale ci siano flussi di lavoro tra loro simili, ma diversi per possibili stati, attori coinvolti e livelli di autorizzazione.
La struttura di Mall permette di poter realizzare qualsiasi tipologia di flusso.
È per esempio possibile impostare un flusso con solo due attori coinvolti e uno stato di approvazione e, per un altro processo, impostare N step, N attori e N stati e autorizzazioni.
Conclusioni e riferimenti
Noi di Codeploy crediamo che l’innovazione sia rispondere a un’esigenza con una soluzione efficiente ed efficace. Abbiamo realizzato Mall per snellire e digitalizzare flussi di lavoro ricchi di molteplici step e approvazioni.
Grazie alla collaborazione con Carmila siamo riusciti a mettere in piedi un sistema adattabile a scenari differenti, ma tutti con la necessità di gestire flussi, step e stati.
Scrivi a info@codeploy.it o a andrea.ciaccia@codeploy.it per ulteriori approfondimenti.
